close
ITM Gruppe
Aktuelle Informationen rund um ITM systems GmbH & Co. KG

NEWS UND
TERMINE

E-Mail-Archivierung – was Sie jetzt wissen müssen

Die gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung ist bereits mit der Einführung der GoBD zum 01.01.2015 verschärft worden – nun bekam sie mit Beginn des neuen Jahres noch einmal neue Schlagkraft. Denn seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form so-wie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.

Für Sie bedeutet das
Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für Ihr Unternehmen, sobald Sie Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung – nun vollumfänglich und ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, muss eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

VORSICHT bei falscher Umsetzung
Die Verantwortung für etwaige Fehler bei der Archivierung obliegt dem Unternehmen – und Wirtschaftsprüfer prognostizieren bereits empfindliche Strafen bei Verstößen. Auch die Prozesse auf dem Weg hin zur gesetzestreuen Umsetzung können, nicht rechtzeitig und ohne die richtigen Mittel realisiert, immense Kosten verursachen. Der Grund: Sie greifen nicht selten in den organisatorischen Arbeitsalltag ein und fressen so nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

So sind Sie auf der sicheren Seite
E-Mail-Archivierung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine administrativ sinnvolle Maßnahme. Mit der Wahl der richtigen Lösung sichern Sie Ihr Unternehmen also nicht nur rechtlich ab, sondern verringern gleichzeitig den Verwaltungsaufwand der Kommunikationswege und erhöhen so die Produktivität. Weltweit setzen dazu bereits 35.000 Unternehmen auf die E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server und verlassen sich damit auf zertifizierte Software „made in Germany“.

Gehen Sie also kein Risiko ein – fragen Sie uns nach MailStore und sichern Sie sich und Ihre E-Mails ab.

Mehr zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung erfahren Sie im Infosheet unseres Partners MailStore, das Sie hier herunterladen können.